Sicherheit und Datenschutz
Sicherheit und Datenschutz bei Druvis
Druvis ist für den datenschutzgerechten Einsatz gebaut: Dokumente, Datenbank und Suchindex liegen bei Google Cloud in Frankfurt, die KI-Antworten entstehen in der EU, und jeder Kunde hat eine eigene Datenbank. Grundlage ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Stand:
Der Weg einer Frage durch Druvis
Von der Eingabe bis zur Antwort mit Quellen, in vier Schritten: was dabei geschieht und wo.
Frage stellen
Die Verbindung ist verschlüsselt (HTTPS). Druvis prüft Konto, Rolle und Abteilungsfreigaben, bevor es sucht.
verschlüsselt übertragenIm eigenen Bestand suchen
Gesucht wird nur in Dokumenten Ihres Betriebs, die für die Person freigegeben sind. Dokumente, Datenbank und Suchindex liegen in Frankfurt.
Google Cloud, FrankfurtAntwort formulieren
Die Antwort erzeugt Gemini über Vertex AI in der EU-Multi-Region von Google Cloud. Die Verarbeitung findet in der EU statt, ein Land ist dabei nicht festgelegt.
Verarbeitung in der EUAntwort prüfen
Die Antwort ist als KI-Antwort gekennzeichnet und nennt ihre Quellen. Die KI trifft keine Entscheidungen über Personen und bewertet keine Personen.
mit Quellen zum Prüfen
Was liegt wo
| Daten | Ort | Aufbewahrung |
|---|---|---|
| Dokumente | Google Cloud, Frankfurt (europe-west3) | bis Sie sie löschen; Löschen entfernt auch Volltext, Suchindex und Freigaben, Restkopien laufen nach spätestens etwa fünf Wochen aus |
| Datenbank: Konten, Fragen und Antworten, Wissenskarten, Schulungsnachweise | Google Cloud, Frankfurt (europe-west3), eigene Datenbank je Kunde | bis zur Löschung; beim Löschen eines Kontos werden seine Fragen anonymisiert |
| Suchindex | Frankfurt (europe-west3) | wie das zugehörige Dokument |
| KI-Verarbeitung | Gemini über Vertex AI, EU-Multi-Region; Verarbeitung in der EU, Land nicht festgelegt | laut Google-Cloud-Bedingungen kein Training ohne Zustimmung |
| Betriebsprotokolle | Frankfurt (europe-west3) | 30 Tage |
| Sicherungen der Datenbank | Google Cloud, in der EU | 5 Tage, dazu Wiederherstellung auf einen Zeitpunkt (Point-in-Time-Recovery) |
Unterauftragsverarbeiter
Druvis läuft bei Google Cloud, für Hosting und KI (Vertex AI). Google Cloud ist Unterauftragsverarbeiter. Betrieben wird Druvis auf BSI-C5-testierter Google-Cloud-Infrastruktur. Weitere Dienste kommen nur hinzu, wenn Sie sie nutzen, etwa Ihr eigenes Postfach für Fragen per E-Mail.
Trennung und Zugang
- Jeder Kunde hat eine eigene Datenbank, einen eigenen Dokumentenspeicher und eigene Zugangsschlüssel.
- Rollen (Admin, Editor, Viewer) und Abteilungsfreigaben legen fest, wer welche Dokumente sieht.
- Passwörter liegen nur als gesalzener Hash vor (PBKDF2-SHA256). Nach Fehlversuchen legt Druvis wachsende Pausen ein, je Konto und je Verbindung; neue Konten wechseln das Passwort bei der ersten Anmeldung.
- Admins melden sich zusätzlich mit einem zweiten Faktor an: einem Code aus einer Authenticator-App, für den Notfall mit Backup-Codes.
- Verbindungen zur Datenbank sind verschlüsselt, ebenso die Speicherung bei Google Cloud.
- Die App setzt keine Tracker und keine Analyse-Cookies.
Einblick je Person
Ob Admins Fragen und Antworten je Person sehen, entscheidet Ihr Unternehmen, mit einem Schalter in den Einstellungen. Einschalten geht nur mit der Bestätigung, dass die Beschäftigten informiert und ein vorhandener Betriebsrat sowie der Datenschutzbeauftragte beteiligt sind.
- Im Chat steht für alle der Hinweis: „Die Administration Ihres Unternehmens kann Ihre Fragen und Antworten einsehen.“
- Jede Einsicht wird protokolliert.
- Die KI bewertet keine Personen, und die Wochenmail bleibt ohne Namen.
Ob und wofür Sie den Einblick nutzen, entscheidet Ihr Unternehmen. Hat es einen Betriebsrat, ist die Einführung mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Dies ist ein Hinweis, keine Rechtsberatung.
Besondere Daten und KI-Verordnung
Können Fragen besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten (Art. 9 DSGVO), etwa Gesundheitsdaten in einem Sanitätshaus, bleiben Antwortspeicher, Wissenskarten und Einblick gesperrt, bis Kunde und Datenschutzbeauftragter entschieden haben. Druvis ist dafür ausgelegt, mit sensiblen Daten sorgfältig umzugehen: Fragen mit erkennbaren Personendaten merkt sich der Antwortspeicher nicht, und Lernaufgaben zeigen Fragen erst ab drei Personen, ohne Namen.
Zur KI-Verordnung: Die KI trifft keine Entscheidungen über Personen und bewertet keine Personen. Antworten sind als KI-Antworten gekennzeichnet, mit Quellen zum Prüfen.
Vertrag und Ihre Aufgaben
Grundlage ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlich im Sinne der DSGVO bleibt Ihr Betrieb, der SGUJ Prüfdienst verarbeitet die Daten in Ihrem Auftrag. Vor dem Start gehört typischerweise dazu:
- den Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen
- die Beschäftigten über die Nutzung informieren
- den Datenschutzbeauftragten und, falls vorhanden, den Betriebsrat beteiligen
- die Verarbeitung ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufnehmen
- festlegen, welche Unterlagen hineingehören
Keine Rechtsberatung. Mehr dazu im Ratgeber KI im Betrieb datenschutzgerecht einsetzen.
Fragen zu Sicherheit und Datenschutz
Lässt sich Druvis DSGVO-gerecht einsetzen?
Ja, dafür ist Druvis gebaut: Speicherort Frankfurt, Verarbeitung in der EU, eigene Datenbank je Kunde, Vertrag nach Art. 28 DSGVO, Einblick je Person nur nach Ihrer Entscheidung. Ein Pauschalurteil gibt es trotzdem für kein Werkzeug, denn die DSGVO bewertet den Einsatz, nicht nur die Software.
Verantwortlich bleibt Ihr Betrieb. Er schließt den Vertrag zur Auftragsverarbeitung, informiert die Beschäftigten und beteiligt, falls vorhanden, den Betriebsrat.
Welche KI hat den Server in Deutschland?
Bei Druvis liegen Dokumente, Datenbank, Suchindex und Betriebsprotokolle in Frankfurt. Die KI-Antworten erzeugt Gemini in der EU-Multi-Region von Google Cloud: Die Verarbeitung findet in der EU statt, ein bestimmtes Land ist nicht festgelegt.
Nutzt Google unsere Daten zum Training?
Laut den Google-Cloud-Bedingungen für Vertex AI nutzt Google Kundendaten nicht ohne Zustimmung zum Training seiner Modelle. Druvis selbst trainiert kein Sprachmodell. Was es lernt, liegt als Antwortspeicher und Wissenskarten in der Datenbank Ihres Betriebs.
Dürfen personenbezogene Daten in die Dokumente?
Das entscheidet Ihr Betrieb als Verantwortlicher, mit Zweck und Rechtsgrundlage. Bewährt hat sich, nur hineinzugeben, was für die Antworten nötig ist. Fotos von Ansprechpartnern zeigt Druvis nur mit Einwilligung.
Sieht mein Arbeitgeber, was ich frage?
Nicht ohne Entscheidung Ihres Unternehmens: Kennzahlen und Wochenbericht zeigen keine Namen, Fragen im Wortlaut erst, wenn mindestens drei Personen sie gestellt haben. Nur wenn Ihr Unternehmen den Einblick je Person einschaltet, sehen Admins Fragen und Antworten aus dem Chat je Person. Dann steht der Hinweis im Chat, und jede Einsicht wird protokolliert. Anfragen über das E-Mail-Wiki sieht die Administration mit Absender.
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